Die anstehenden Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, können Universitäten im Verbund schneller adressieren und bewältigen als jeweils einzeln. Die Kernidee von bwUni.digital ist daher die Nutzung der in Baden-Württemberg bereits erfolgreich etablierten Zusammenarbeit zwischen den Universitäten im Bereich zentraler Dienste und Infrastrukturen.

Zunächst werden von verschiedenen Think-Tanks systematisch ganzheitliche Lösungskonzepte in ausgewählten Themenbereichen, wie zum Beispiel die Digitalisierung von Unterschriften, entwickelt. Diese Lösungskonzepte werden in „White Papers“ beschrieben. Dem kooperativen Gedanken folgend, können sich danach Universitäten und Hochschulen zusammenfinden, um diese Lösungsvorschläge in konkreten Projekten umzusetzen und so möglichst hohe Synergieeffekte zu erzielen.

bwUni.digital ermöglicht so eine schrittweise digitale Transformation administrativer Prozesse  – kooperativ und effektiv.

Der Programmausschuss ist das organisatorische Bindeglied zwischen den Universitäten, den anderen landesweiten universitären Gremien  (Landesrektorenkonferenz, Arbeitskreis der Kanzlerinnen und Kanzler, bwCIO sowie Arbeitskreis der Leiter der Wissenschaftlichen Rechenzentren, dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg), den Think-Tanks und den konkreten Umsetzungsprojekten. Er besteht aus bis zu zwei Vertreterinnen und Vertretern pro Universität, die von der jeweiligen Universität benannt werden. Die Programmausschussmitglieder sammeln Themen in ihren Herkunftsuniversitäten, die von den Think-Tanks bearbeitet werden.

Die Think-Tanks unterstützen die Universitäten dabei, zukunftsweisende digitale Lösungen für administrative Abläufe zu einem bestimmten Thema zu finden. Mehrere Think-Tanks bearbeiten parallel verschiedene Themen. Sie werden in ihrer themenbezogenen Zusammensetzung vom Programmausschuss berufen.